Όταν ένα eShop αναπτύσσεται, η χειροκίνητη ενημέρωση προϊόντων, αποθεμάτων, τιμών και παραγγελιών γίνεται όλο και πιο απαιτητική. Η διασύνδεση eShop με SoftOne ERP αυτοματοποιεί την ανταλλαγή αυτών των δεδομένων, ώστε το ηλεκτρονικό κατάστημα και το ERP να ενημερώνονται συντονισμένα. Σε αυτόν τον οδηγό θα δείτε πώς λειτουργεί η διασύνδεση, ποια δεδομένα μπορεί να συγχρονίζει ο SoftOne Connector της netikon, πώς οργανώνεται η υλοποίηση και τι αξίζει να προσέξετε.

1. Τι είναι η διασύνδεση eShop με SoftOne ERP;

Η διασύνδεση eShop με SoftOne ERP είναι ένα λογισμικό που επιτρέπει την αυτόματη ανταλλαγή δεδομένων ανάμεσα στο ηλεκτρονικό κατάστημα και το σύστημα ERP. Όταν η διασύνδεση είναι αμφίδρομη, τα δεδομένα μπορούν να μεταφέρονται και προς τις δύο κατευθύνσεις: για παράδειγμα, το SoftOne ενημερώνει το eShop για προϊόντα, τιμές και αποθέματα, ενώ το eShop μεταφέρει στο SoftOne νέες παραγγελίες και στοιχεία πελατών.

Ο SoftOne Connector είναι η γέφυρα που έχει αναπτύξει η netikon για αυτόν τον σκοπό. Την παραμετροποίηση που χρειάζεται στο SoftOne την αναλαμβάνει η ίδια η netikon, χωρίς μεσολάβηση τρίτων.

2. Γιατί η χειροκίνητη διαχείριση δημιουργεί προβλήματα;

Με λίγες παραγγελίες την ημέρα, η χειροκίνητη καταχώριση στο ERP είναι διαχειρίσιμη. Όταν ο όγκος αυξάνεται, κάθε χειροκίνητο βήμα γίνεται πηγή καθυστέρησης και λάθους:

3. Τι συγχρονίζει ο SoftOne Connector;

Εσείς ορίζετε ποια πεδία ενημερώνονται. Υπάρχει επίσης δυνατότητα χειροκίνητου συγχρονισμού, συγχρονισμού μόνο των πωληθέντων προϊόντων και εξαίρεσης συγκεκριμένων ειδών.

4. Πώς δουλεύει στην πράξη μια παραγγελία;

Δείτε τι συμβαίνει από τη στιγμή που ένας πελάτης πατά «Ολοκλήρωση παραγγελίας»:

1. Ο πελάτης παραγγέλνει στο eShop και η παραγγελία μεταφέρεται αυτόματα στο SoftOne, μαζί με τα στοιχεία του.
2. Αν ο πελάτης είναι καινούργιος, ανοίγει αυτόματα καρτέλα στο SoftOne ως πελάτης B2C ή B2B.
3. Η παραγγελία τιμολογείται ή μετασχηματίζεται απευθείας από το eShop και ο πελάτης λαμβάνει το παραστατικό σε PDF.
4. Το απόθεμα ενημερώνεται και στις δύο πλευρές, ώστε το eShop να μην πουλήσει κάτι που έχει εξαντληθεί.

Με τη ροή αυτή, τα στοιχεία της παραγγελίας δεν χρειάζεται να καταχωρίζονται ξανά χειροκίνητα στο SoftOne.

5. Πώς ξεκινάει η διασύνδεση;

Η netikon αναλαμβάνει την παραμετροποίηση που απαιτείται στο SoftOne και στο eShop. Αρχικά, ορίζουμε μαζί σας ποια δεδομένα θα συγχρονίζονται και προς ποια κατεύθυνση. Στη συνέχεια ρυθμίζουμε τα σχετικά πεδία, τις παραλλαγές, τις κατηγορίες και τους κανόνες που χρειάζεται η δική σας επιχείρηση.

6. Πώς διαχειρίζεται η διασύνδεση B2B και B2C πελάτες;

Η γέφυρα υποστηρίζει δύο ροές τιμολόγησης μέσα στο ίδιο σύστημα:

• B2C: πελάτες λιανικής με έκδοση απόδειξης. Οι πελάτες τιμολογίου που ζητούν ονομαστική απόδειξη λιανικής ανοίγουν σε ξεχωριστή καρτέλα ως πελάτες λιανικής.
• B2B: τιμοκατάλογοι, εκπτώσεις και ξεχωριστές ρυθμίσεις για κάθε ομάδα πελατών.
• Διεθνείς συναλλαγές: διαχωρισμός εγχώριων πελατών, πελατών ΕΕ και τρίτων χωρών, με υποστήριξη τριγωνικών πωλήσεων και μειωμένου ΦΠΑ.
• Διπλοί ή ασυνεπείς κωδικοί ειδών, που οδηγούν σε διπλά προϊόντα ή λάθος αντιστοίχιση.
• Ασαφής «πηγή αλήθειας» ανά πεδίο. Αν το ίδιο πεδίο (π.χ. τιμή ή περιγραφή) αλλάζει και στις δύο πλευρές, η μία γράφει πάνω στην άλλη. Ορίστε για κάθε πεδίο ποια πλευρά το κυριαρχεί.
• Συγχρονισμός πεδίων που δεν χρειάζονται, π.χ. περιγραφών που επεξεργάζεται το marketing μόνο στο eShop.
• Λάθος αντιστοίχιση καθεστώτων ΦΠΑ σε πελάτες ΕΕ και τρίτων χωρών.
• Έλλειψη παρακολούθησης σφαλμάτων, με αποτέλεσμα ένα πρόβλημα να εντοπίζεται καθυστερημένα.
• Έχετε πολλές αποθήκες ή υποκαταστήματα και το απόθεμα αλλάζει συχνά.
• Πουλάτε προϊόντα με παραλλαγές, όπως χρώμα και μέγεθος.
• Εξυπηρετείτε ταυτόχρονα B2B και B2C πελάτες με διαφορετικές τιμές.
• Το λογιστήριο χάνει χρόνο στην καταχώριση παραγγελιών και στην έκδοση παραστατικών.
• Πουλάτε και σε marketplaces. Η netikon διαθέτει και τον Skroutz Connector για συγχρονισμό παραγγελιών από και προς το Skroutz.

Για επιπλέον επαλήθευση ΑΦΜ στο checkout μέσω ΑΑΔΕ και VIES, η netikon διαθέτει ξεχωριστό αυτοματισμό: Έλεγχος στοιχείων Α.Φ.Μ.

7. Τιμολόγηση και myDATA: Πώς συνδέονται με τη διασύνδεση eShop και ERP;

Η σωστή διαχείριση των παραγγελιών δεν σταματά στον συγχρονισμό τους με το ERP. Η έκδοση παραστατικών και η διαβίβαση των σχετικών δεδομένων αποτελούν επίσης σημαντικό μέρος της καθημερινής λειτουργίας ενός ηλεκτρονικού καταστήματος.

Με τον SoftOne Connectorτης netikon, η παραγγελία μπορεί να τιμολογείται ή να μετασχηματίζεται απευθείας από το eShop, σύμφωνα με τις ρυθμίσεις του SoftOne. Το παραστατικό διατίθεται σε μορφή PDF, ενώ η διαβίβαση μέσω παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης υποστηρίζεται σύμφωνα με την παραμετροποίηση της λύσης.

Με αυτόν τον τρόπο, η διαχείριση των παραγγελιών και η έκδοση παραστατικών εντάσσονται σε μια πιο αυτοματοποιημένη ροή εργασίας, μειώνοντας τα χειροκίνητα βήματα.

Για τις ισχύουσες υποχρεώσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης και διαβίβασης δεδομένων στο myDATA, κάθε επιχείρηση θα πρέπει να συμβουλεύεται τις επίσημες οδηγίες της ΑΑΔΕ.

8. Ποια είναι τα συχνότερα λάθη σε διασυνδέσεις ERP και eShop;

Ο SoftOne Connector δίνει έλεγχο ανά πεδίο και διαθέτει οθόνη εξέλιξης συγχρονισμού και καταγραφή σφαλμάτων, ώστε να αντιμετωπίζονται τα παραπάνω.

9. Ενδεικτικό παράδειγμα: eShop ένδυσης και υπόδησης

Το παρακάτω είναι ένα ενδεικτικό σενάριο που δείχνει πώς εφαρμόζεται η διασύνδεση σε μια τυπική επιχείρηση.

10. Η διασύνδεση αποδίδει περισσότερο όταν ισχύει ένα ή περισσότερα από τα παρακάτω: